Privacy policy

Via deze privacyverklaring informeert De Accountant u over de wijze waarop binnen onze organisatie wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. De Accountant is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Doel van deze privacyverklaring?

Organisaties die persoonsgegevens verwerken zijn volgens de Europese privacywet (AVG/GDPR) verplicht betrokkenen helder en in begrijpelijke taal te informeren hoe ze met hun persoonsgegevens omgaan.

Wat kunt u doen als u denkt dat een bedrijf de privacy van u of anderen schendt?

Een klacht indienen bij het bedrijf (zie ook: Welke rechten heeft u?).
(Anoniem) een klacht/tip indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan eenvoudig via de website van de Autoriteit Persoonsgegeven

Wie bent u? (Wie is de betrokkene)

We hopen dat u deze privacyverklaring leest omdat u accountancy diensten van ons afneemt of omdat wij voor u de loon- c.q. salarisadministratie (laten) verzorgen. Als dit zo is, dan gaat deze privacy verklaring over uw persoonsgegevens. Voor het gemak gebruiken we het woord “gegevens” als we het over uw persoonsgegevens hebben.

Welke gegevens verzamelen wij?

Als u op een van de hiervoor omschreven manieren met ons in contact komt, dan verzamelen wij gegevens over u. Niet alle gegevens zijn persoonsgegevens, maar we vinden het belangrijk dat u begrijpt welke gegevens wij als verzameling van u kunnen hebben.

Hieronder een overzicht van welke gegevens we verzamelen.
Accountancy diensten om de dienstverlening als accountant/adviseur mogelijk te maken, vragen wij u om gegevens. Deze gegevens zijn:

Naam, adres, woonplaats;
Gegevens van de onderneming/werkgever;
Financiële gegevens;
Gegevens omtrent contracten met derden;
Kopie paspoort of identiteitskaart.

Loon- c.q. salarisadministratie. Wij vragen u om gegevens die wij nodig hebben om u voor u en uw bedrijf de loon- c.q. salarisadministratie uit te (laten) voeren. Deze gegevens zijn:

Naam, adres, woonplaats;
BSN-Nummer;
Geboortedatum;
Salarisgegevens;
Gegevens werkgever.

Voor welke doeleinden worden uw gegevens verwerkt?

We verzamelen uw gegevens om er het volgende mee te doen:

Om voor u de aangifte te verzorgen voor de Belastingdienst Als u met ons een contract heeft, dan gebruiken we uw gegevens om voor u en uw bedrijf (alle) aangiftes en bezwaarschriften te verzorgen voor de Belastingdienst.
Om voor u de loon- of salarisadministratie uit te (laten) voeren Als u met ons een contract heeft, dan gebruiken we uw gegevens om voor u en uw medewerkers de lonen en afdracht premies te (laten) berekenen.
Om overleg te voeren en u te adviseren Als u met ons een contract heeft, dan gebruiken we uw gegevens om met u over allerlei zaken die wij en u belangrijk vinden (periodiek) te spreken en u daarbij te adviseren. Denk bijvoorbeeld aan externe financial controller, het financiële geweten van het bedrijf.
Om uw jaarrekening op te stellen en te deponeren bij de Kamer van koophandel Als u met ons een contract heeft, dan gebruiken we uw gegevens om uw jaarrekening op te stellen en deze te deponeren bij de KvK.
Om uw vragen te beantwoorden Als u met ons een contract heeft, dan gebruiken we uw gegevens om uw vraag of klacht te beantwoorden.
Om financiële rapportages op te stellen t.b.v. banken, verzekeraars etc. Als u met ons een contract heeft, dan gebruiken we uw gegevens om uw financiële rapporten op te stellen voor bijvoorbeeld een kredietaanvraag bij een bank, stukken te overleggen voor de curator etc.

Wat zijn de grondslagen voor het gebruik van uw gegevens?

Een van de principes van het privacyrecht, het recht dat het gebruik van uw gegevens regelt, is dat dit alleen mag gebeuren als daar een wettelijke grondslag voor is.

Wij gebruiken uw gegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst met u. Zodra u ons (schriftelijk) opdracht verstrekt om accountancy en fiscaal advies voor u te verrichten, dan gebruiken wij uw gegevens om deze afspraken met u uit te voeren.
Op basis van uw toestemming. Het kan voorkomen dat we eerst uw toestemming vragen om uw gegevens te gebruiken. Bijvoorbeeld als we uw gegevens voor doeleinden willen gebruiken waarvoor we geen gebruik kunnen maken van de grondslag “gerechtvaardigd belang”. Als u toestemming geeft, dan betekent dit ook dat u uw toestemming weer mag intrekken. Wij zullen dan stoppen met de verwerking van uw gegevens.

Op basis van een gerechtvaardigd belang. In sommige gevallen vinden wij dat we een gerechtvaardigd belang hebben om uw gegevens te gebruiken, waarbij we het noodzakelijk vinden om uw gegevens op een bepaalde manier te gebruiken en waarbij we van mening zijn dat er voldoende waarborgen zijn getroffen die ervoor zorgen dat uw privacybelang niet in het gedrang komt.

Welke rechten heeft u?

U kunt contact met ons opnemen om de rechten die u als betrokkene heeft uit te oefenen. U heeft een recht op 1) inzage 2) rectificatie 3) vernietiging 4) beperking 5) bezwaar en 6) overdraagbaarheid van uw gegevens. U mag ons vragen welke persoonsgegevens we van u verwerken (inzage). Binnen de spelregels van de wet geven wij u hier een antwoord op. U heeft ook recht op correctie of verwijdering van uw gegevens (rectificatie of vernietiging). Als wij uw toestemming hebben gevraagd om gegevens van u te gebruiken, dan kunt u deze toestemming intrekken. Dit heeft geen invloed op het gebruik van uw gegevens voor het moment van intrekking van uw toestemming.

U heeft een recht van verzet tegen het gebruik van uw gegevens voor directe marketingdoeleinden. Ook kunt u vragen of wij uw gegevens in een gebruikelijk formaat aan u of een andere partij geven.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek van u afkomstig is, kunnen wij u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze een kopie van uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen 1 maand, op uw verzoek.

Delen wij uw gegevens met anderen?

Wij delen uw gegevens met dienstverleners zoals banken, Belastingdienst, verzekeraars, UWV en juristen/advocaten. Deze bedrijven/organisaties zijn volgens de privacy wet (AVG) allen zelf verantwoordelijk voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Ook delen we uw gegevens met externe salarisverwerkers. Deze bedrijven werken volgens onze instructie en wij hebben met deze bedrijven een verwerkersovereenkomst gesloten.

Al deze derde partijen zijn wettelijk verplicht uw gegevens adequaat te beveiligen.

De hiervoor genoemde bedrijven kunnen gevestigd zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER, d.w.z. alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). In dergelijke gevallen is er sprake van internationale doorgifte van persoonsgegevens. De wet- en regelgeving van deze landen biedt niet altijd dezelfde mate van bescherming van uw persoonsgegevens als de wet- en regelgeving van Nederland. Indien nodig zorgen we ervoor dat er passende veiligheidsmaatregelen worden genomen, om te waarborgen dat de voorschriften op het gebied van de internationale doorgifte van persoonsgegevens worden nageleefd, zoals de in Europees verband vastgelegde standaard contractbepalingen waarborgen.

Zijn uw gegevens veilig bij ons?

Wij nemen de bescherming van uw gegevens zeer serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Dat betekent dat we back-ups maken van bestanden, data en e-mails end-tot-end encrypted versleutelen, website www.deacountant.eu beveiligd is, daar waar mogelijk two factor authenticatie en sterke wachtwoordzinnen gebruiken, op tijd updates installeren en antivirusprogramma’s gebruiken. Ook hechten we veel waarde aan het privacy & security bewustzijn van onze medewerkers en partners.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens, of die van anderen, niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op via bartsniekers@deaccountant.eu of telefonisch via +31(0)6-13816603.

Hoe lang gebruiken we uw gegevens?

We bewaren uw gegevens zolang als dat nodig is voor de doeleinden waarvoor we de gegevens verzameld hebben of zo lang als de wet dat voorschrijft.

Wijzigingen van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is ingegaan op 25 mei 2018. Wij informeren u over eventuele wijzigingen voordat deze in werking treden.

Updates privacyverklaring: 23 mei 2019.

Verwerkingsverantwoordelijke